Séparer la fiche actuelle de l'historique des événements
La feuille Contacts répond à la question : qui est cette personne aujourd'hui ? Elle porte le nom, le type de contact, le média ou la plateforme actuelle, la fonction, l'adresse principale, les sujets, marchés, langues, la provenance et les règles de contact. La feuille Historique décrit ce qui a changé : réponse, correction, changement de rédaction, préférence, exclusion, envoi ou retombée prouvée.
Utilisez un identifiant stable dans les deux feuilles. N'écrasez jamais l'événement qui explique un champ actuel. Si J-014 change de média, actualisez le média après vérification et ajoutez un événement daté avec l'ancien et le nouveau contexte. Le prochain ciblage voit le fait actuel ; l'historique explique le changement.
| Niveau | Une ligne représente | Champs à conserver |
|---|---|---|
| Fiche contact | Une personne ou rédaction générique clairement nommée | ID, fonction actuelle, média, adresse utilisable, sujets, marchés, langues, provenance, date de revue |
| Historique | Un événement utile | Date, ID contact, campagne, canal, fait ou décision, source, prochaine action |
| Référence campagne | Une décision de sélection | Campagne, ID contact, pertinence, statut, exclusion, dernière action |
| Référence de preuve | Un envoi ou une retombée | ID fiche, contact, campagne, date observée, emplacement de la preuve |
Noter uniquement ce qui change une décision future
Consignez une correction de nom ou de fonction, un changement de média, une nouvelle rubrique, un marché ou une langue, une préférence claire, une exclusion, une réponse de campagne utile, une décision d'envoi produit ou une publication observée. Écartez les détails décoratifs et les suppositions privées. "Répond vite" aide rarement ; "demande prix et disponibilité dès le premier email" peut modifier le prochain pitch.
Distinguez le fait, l'interprétation de l'opérateur et l'action suivante. Exemple : fait, "indique que le gifting n'est pas pertinent" ; interprétation, "les informations presse peuvent convenir" ; action, "exclure des envois produits et revoir seulement pour une actualité éditoriale". Une préférence précise ne devient pas ainsi une interdiction générale par accident.
- Dater l'événement et le relier à un ID contact stable.
- Nommer la source : réponse, correction publique, note d'appel, envoi ou preuve de retombée.
- Limiter les citations et résumer le sens opérationnel avec neutralité.
- Marquer une information non vérifiée au lieu de compléter de mémoire.
- Séparer la règle actuelle de la prochaine date de revue.
Suivre cinq étapes après un échange important
Reliez d'abord l'événement au bon contact et à la bonne campagne. Conservez ensuite la source ou sa référence. Décidez si un champ actuel doit changer. Ajoutez une restriction ou une prochaine action si nécessaire. Relisez enfin les tâches ouvertes liées pour que la même information ne reste pas fausse ailleurs.
Cette séquence est essentielle lors d'un changement de rédaction. Ne remplacez pas l'ancien média dans toutes les campagnes et ne créez pas une seconde personne pour le nouveau. Actualisez la relation courante, gardez le changement daté et laissez les anciennes campagnes et retombées dans leur contexte d'origine.
| Étape | Question | Résultat |
|---|---|---|
| Identifier | Quel contact et quelle campagne sont concernés ? | Identifiants stables |
| Prouver | D'où vient l'information ? | Source et date |
| Actualiser | Quel fait actuel a changé ? | Champ de la fiche corrigé |
| Protéger | Une préférence ou exclusion apparaît-elle ? | Règle de contact explicite |
| Continuer | Quelle action reste pertinente ? | Date de revue |
Lire l'historique fictif de J-014 sans perdre le contexte
L'historique fictif de J-014 comprend cinq événements : import depuis une ancienne campagne le 2 avril, correction de rubrique le 16 mai, changement de média le 21 août, pitch Solstice envoyé manuellement le 10 septembre, puis réponse le 12 septembre indiquant que le gifting n'est pas pertinent mais que des actualités presse concises restent bienvenues. La fiche actuelle pointe vers Northline Journal et porte la règle presse uniquement.
Le rapprochement donne une fiche actuelle + cinq événements datés + une règle active. Il n'existe pas de second J-014 pour le nouveau média et les anciennes campagnes conservent leur contexte. La dernière réponse ne devient pas un refus global puisque son périmètre est explicite. Toutes les dates et tous les noms sont fictifs.
| Date | Événement observé | Effet sur la fiche | Décision suivante |
|---|---|---|---|
| 02/04/2026 | Import depuis une campagne antérieure | Provenance et fonction initiale | Vérifier avant nouveau ciblage |
| 16/05/2026 | Correction de rubrique reçue | Sujets actualisés | Employer la rubrique corrigée |
| 21/08/2026 | Changement de média vérifié | Média actuel modifié | Conserver l'ancien média dans l'historique |
| 10/09/2026 | Pitch Solstice envoyé manuellement | Aucun changement d'identité | Attendre la réponse |
| 12/09/2026 | Actualités acceptées, gifting refusé | Règle presse uniquement | Exclure des futurs envois produits |
Garder un historique exact, limité et contestable
La provenance et la date de revue comptent parce que les coordonnées et les fonctions évoluent. La CNIL définit la minimisation comme des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard de la finalité. L'ICO britannique recommande aussi des contrôles d'exactitude, une trace de la source et un processus de mise à jour lorsque l'usage l'exige. Ces pages de régulateurs ne remplacent pas l'analyse de conformité de votre fichier.
Dans la pratique éditoriale, conservez le fait qui guide l'action, retirez les ragots et interprétations sans fondement, limitez l'accès et fixez vos propres règles de revue et de conservation avec un conseil qualifié si nécessaire. Un historique long n'est pas forcément meilleur. Il doit expliquer une décision actuelle avec assez de contexte pour être corrigé ou contesté.
Organiser une revue mensuelle transmissible
Chaque mois, examinez les prochaines actions ouvertes, les changements non vérifiés, les fonctions anciennes, les provenances manquantes, les exclusions sans périmètre et les éléments de campagne absents de l'historique. Prenez quelques fiches au hasard : une autre personne pourrait-elle choisir l'action suivante sans ouvrir tous les anciens onglets ?
cutePR relie les propres contacts de l'opérateur aux médias, campagnes, envois produits, retombées et notes dans un espace privé individuel. Les emails restent dans l'outil habituel et les fiches sont entretenues manuellement. Si plusieurs versions d'un contact existent déjà, relisez-les avant toute migration ou fusion afin de préserver l'historique et la provenance.