Distinguer la personne du média ou de la rédaction
La journaliste est une relation ; le média est une organisation. Le nom, la fonction, les sujets, les langues, les marchés, les règles de contact et les notes relationnelles décrivent la personne. Le nom du média, son pays, sa langue, sa catégorie, son niveau, son URL et son contexte d'audience décrivent la rédaction. Le lien entre les deux permet de suivre un changement de poste sans réécrire les anciennes campagnes.
Un profil créateur demande d'autres informations : identifiants sociaux, plateformes, adéquation avec le produit, préférences de gifting, tailles, indications d'expédition et points de vigilance. Il peut néanmoins être relié aux mêmes campagnes, produits, envois, retombées et rapports. Une personne ne doit pas être dupliquée simplement parce qu'elle participe à deux lancements.
| Élément | Informations stables | Contexte évolutif |
|---|---|---|
| Personne | Nom, type de contact, provenance | Fonction, email, sujets, marchés, langues, notes |
| Média | Nom et identité de la rédaction | URL, catégorie, pays, langue, niveau, audience |
| Lien campagne | Contact et campagne | Sélection, préparation, dates et notes |
| Envoi produit | Contact, campagne, produit ou paire | Statut, jalons, notes d'expédition et de livraison |
| Retombée | Contact, média, campagne, produit | Lien, date, type, preuve, qualité et mesure |
Conserver les champs qui soutiennent une décision
Une ligne utile répond à quatre questions : qui est cette personne, quels sujets traite-t-elle, pour quelles actions est-elle pertinente et que faut-il savoir avant le prochain contact ? Le nom et la provenance forment le socle. L'email est une coordonnée, pas une identité ; une adresse de rédaction générique peut représenter un média sans correspondre à une personne nommée.
Les marchés, langues, sujets et niveaux gagnent à utiliser des valeurs cohérentes. Les nuances vont dans les notes : rubrique temporaire, manière de travailler préférée, correction demandée ou règle de non-sollicitation. La source et la date de vérification évitent qu'une vieille hypothèse devienne une certitude lors de la campagne suivante.
- Socle : nom ou contact éditorial générique clairement indiqué, type, provenance et date de vérification.
- Opérationnel : média, fonction, email principal, marchés, langues, sujets, niveau et dernier contact.
- Relation : préférences, contexte, règles d'exclusion, corrections et prochaine action.
- Créateurs : identifiants, plateformes, audience, tailles, adéquation produit, gifting et expédition.
Ce que révèle la revue de douze lignes
Dans le fichier fictif Solstice, douze lignes conduisent à six décisions différentes. J-014 occupe une nouvelle fonction chez Northline Journal : on actualise son lien au média sans perdre l'historique. Deux lignes portent exactement la même adresse et doivent rejoindre un seul contact. Deux homonymes travaillent pour des médias différents et ne doivent pas être fusionnés. Une ligne représente une rédaction sans personne nommée. Un email invalide reste signalé dans les notes au lieu d'être enregistré comme adresse utilisable. Une règle interdit le gifting à un contact sans exclure une information presse pertinente.
Ces cas montrent pourquoi la commande Supprimer les doublons d'Excel ne suffit pas. Il faut examiner d'abord les identifiants exacts, puis les ressemblances probables, puis les champs manquants. Conservez toujours une copie de la source. Un fichier propre rend ses incertitudes visibles ; il ne cherche pas seulement à réduire le nombre de lignes.
Une routine simple entre deux campagnes
Avant le ciblage, filtrez par sujet, marché, langue et exclusion, puis vérifiez les fonctions anciennes et les provenances manquantes. Pendant la campagne, notez les réponses qui changent la relation, les corrections et les refus. Après la campagne, rattachez les retombées et les résultats d'envoi au contact et ne modifiez que les faits réellement nouveaux.
Chaque mois, examinez les adresses identiques, les rapprochements nom plus média, les contacts sans média ou adresse utilisable, et les fiches qui n'ont pas été revues récemment. Le modèle téléchargeable fournit une base transportable. Quand plusieurs campagnes deviennent difficiles à rapprocher dans un tableau plat, cutePR peut reprendre votre propre fichier avec une validation avant import. Il ne fournit pas de coordonnées journalistes sous licence.
- Avant : sélectionner selon la pertinence et relire les exclusions.
- Pendant : noter les réponses qui modifient la relation et les envois manuels.
- Après : relier les preuves, distinguer les inconnues et garder l'historique.
- Tous les mois : revoir doublons, lacunes, fonctions obsolètes et avertissements.